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Case and Research

中小企业典型民事法律风险之法律风险防控

发布时间:2020-10-19 16:44:28 38次浏览

文丨纪红勇 国双律师事务所执行主任

编丨马雪


笔者在司法实践中接触了大量的中小企业,发现他们从设立、生产经营到最后注销各环节存在很多民事法律风险。这些企业有的逐渐开始重视法律风险,有的不以为然。笔者认为企业法律风险是企业从设立、生产经营到注销过程中产生因合同约定不当或者行为不合法合规而产生损失者或者承担民事、行政、刑事责任的可能性。法律风险的后果有可能发生,也有可能不发生。如果提前防范,则会最大限度地避免法律责任的发生。笔者此前将其中的一些典型风险总结出来,供中小企业的股东和管理人员参考,以避免法律风险带来的不良后果。此次,笔者对企业如何从意识、体制、机制等方面防控法律风险的发生,根据经验提出一些粗浅的建议,供参考。


● 企业如何防控法律风险

一、树立法律风险防范意识

在我国不断建设社会主义法治国家的进程中,树立法律风险防范意识对每个企业的经营和发展至关重要。

1.企业全员都要树立法律风险意识。企业的法律风险防范不仅仅是企业领导或者法务部门的事情,它是企业全体员工都应当有的意识。首先,企业领导要树立法律风险防控意识面对法律风险,很多企业领导基于两种原因不重视:一是侥幸心理。既然是风险就有可能不发生,于是很多企业领导就不重视。但殊不知,风险一旦发生,就会对企业经营造成影响,有的甚至会造成重大影响。二是经验主义。还有的企业领导根据以往经验对待法律风险,以往不发生的,不代表今后不发生。特别是我国法治思想逐步深入人心,法律体系逐渐健全,执法越来越严格的今天,更不能简单用经验来判断法律风险发生的可能性。因此,企业领导一定要重视法律风险的防控,只有领导重视了,企业整体才会重视法律风险的防控。其次,企业员工都要树立法律风险防控意识。企业的生产经营都是由每一个员工开展的,如果仅仅是企业领导有法律风险防控意识,而其他员工不重视法律风险防控的话,企业的法律风险防控可能会落空。再次,企业法务部门要加强法律风险防控意识宣传。企业法务部门不能仅仅依靠自身防控企业的法律风险,要依靠全员在工作中防控法律风险的发生。企业法务部门加强法律风险防控宣传,不仅能强化整个企业的法律风险防控意识,也会有利于相关业务部门对法务部门开展法律风险防控工作的理解与支持。

2.企业生产经营全流程都要树立法律风险意识。笔者在此前的文章中阐述了企业从设立、生产经营到注销全过程的一些典型民事法律风险。我们可以看到,企业的法律风险是在企业经营全过程都可能发生的,不是仅在企业签约法审过程中需要防控的,需要在各个环节全流程防控。比如,企业在签约时要注意通过付款节奏把控防控法律风险,同时在合同履行过程中严格按约履行,并留存好履行的证据同等重要。否则,合同签订的再好,履行不当仍然会带来民事法律风险。

3.企业至少要树立最起码的底线思随着我国法治化的进程,各个领域的法律规范越来越完善,因此,要在企业生产经营过程中树立最起码的底线思维。首先,不触碰红线。企业的各项工作和项目,要进行法律论证,确保合法合规。实践中,由于没有底线思维,触碰红线,导致企业被罚,甚至承担刑事责任的事例屡见不鲜。其次,要有契约精神。在不违反法律规定的情形下,当事人之间的合意是最大的法律,在法治社会,契约精神是商事交往中最基本的准则,违反契约精神,不仅丧失企业信誉,也存在承担法律责任的较大可能。

4.企业要树立证据意识。企业在经济交往中,难免会发生经济纠纷,发生纠纷后就可能诉讼或者仲裁,即打官司。俗语常说:打官司就是打证据。根据我国《民事诉讼法》的规定,当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。因此,企业在日常的经济交往中,要有证据意识,要保留相关活动的证据。如对于文件要保留原件,合同要盖骑缝章,相关信息要通过官方邮箱确认等等。如果没有证据,自己的主张就有极大可能得不到支持。

二、设立法律风险防控部门

笔者在实践中见到大量的中小企业没有设立法务部门,也没有法务人员。导致这一情况发生的原因如下:一是对法律风险不重视;二是企业财务状况不允许;三是企业认为有外部律师足够了。笔者认为,在企业财务状况允许的情况下,应当尽可能设立法务部门,至少要有法务人员,理由如下:(1)设立法务部门能够避免可能发生的损失。有人把设立法务部门比喻成买保险,笔者部分同意。为什么是部分同意呢?因为法律风险可能不发生,如同保险事件一样是射性的、或有的;但同时法律风险发生的概率远远大于保险事件,不能简单讲设立法务部门比喻成买保险。设立法务部门或法务人员能够给企业预防可能发生的法律风险,从而大大降低企业经营风险,减少企业因法律风险的支出,有的法务部门还能给企业创收赋能。因此,一个成熟的企业应当设立法务部门。(2)企业法务是外部律师不可替代的。企业的法务人员是企业员工,更了解和熟悉企业的生产经营情况,更能从企业的实际出发,根据外部律师的意见和建议作出最有利于企业的判断。同时,企业法务是专职法务企业的,而外部律师服务的不仅一家公司,工作及时性上企业法务要优于外部律师。

法律风控部门建议要独立于业务部门。企业的法律风控部门有的单独设立,有的设立在业务部门内,有的设立在综合管理部门内。不管何种形式,建议将企业的法律风控部门独立于业务部门。笔者在企业服务时,主张法务部门就是法律服务部门,但同时客观上法务部门具有对业务进行法律风险防控的职能,若法务部门设立在业务条线内,则可能影响对法律风险的独立判断,即所谓裁判员和运动员不能坐在一条板凳上的原理。

三、建立法律风险防控流程

良好的程序设计能够尽可能保证实体结果的公正。笔者在读罗尔斯《正义论》的时候,有个程序正义的例子印象深刻:很多人吃蛋糕,大家都很想吃这块蛋糕,让分蛋糕的人最后拿蛋糕,那么这个分蛋糕的人一定会尽可能的将每一块蛋糕切得均匀,否则自己将会拿到最小的蛋糕。这是一个经典的程序正义保证实体正义的例子。在企业的生产经营中如果要很好地防控法律风险,那么就要有好的法律风险防控流程。

法律风控流程主要涉及三个元素:事项、人员、程序。具体指将企业事项分类、分级;明确哪些事项必须经过法务审核,经过法务的什么职级的人员审核;在事项的哪个阶段加入法务审核,法务在审核流程的哪个节点等。比如,对于投并购事项,在尽调阶段法务就要参与,谈判阶段法务也应参与;对于重大合同,法务要参与起草;对于常规合同,法务在双方达成一致意见后审核就可以。再比如,对于常规的小额合同,可以不经过法务审核。关于法务在审核流程的节点,要根据企业的具体情况决定。如果希望法务提前给业务部门主管领导意见,就将法务审核节点放在业务部门领导之前;如果侧重业务部门做业务决定,法务部门从法律角度做判断,最后由企业最高决策者做决定,可以将法律审核放在业务部门领导之后。这里想强调一点的是,不能简单根据人员职级设置审核节点顺序,更应该根据事项审核需求来确定审核节点。

四、明确法律风险类别、等级和审核标准。

企业法律风险防控部门在开展法律风险识别等工作中,要明确法律风险的类别、等级和审核标准:

1.要明确法律风险的类别。法律风险分为刑事、行政、民事风险三大类。在进行法律风险分析时,要分别对不同类别的法律风险进行识别,要做到刑事、行政法律合规,民事上不存在侵权、违约风险。

2.要明确法律风险的等级法律风险有大有小,对于法律风险要划分等级,不能眉毛胡子一把抓。笔者建议可对法律风险划分为5个等级:1级为极小风险、2级为较小风险、3级为中等风险、4级为较大风险、5级为极大风险。针对不同事项,结合法律风险等级,进行综合权重,确定是否能够开展。比如,对于小的事项,3级以下风险可以视为安全;对于中等事项,2级以下可以视为安全;对于重大事项1级以下视为安全。示意图如下(具体的等级等可根据企业情况确定,仅供参考):

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3.要明确法律风险防控工作标准法务审核要不断进行知识沉淀,总结审核标准,这样不仅能够保证不遗漏法律风险点,还能提高工作效率。比如,我们国双所在审核客户合同时,明确了从首部、主体到尾部必须审核的28个要点,并明确了每个要点要重点审核的内容。这样,能够很好地保证我们审核客户合同的质量。


END



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